Koostöös Ampwise AI-ga – www.ampwise.ai

Iga klient tellib omal moel. Tellimused saabuvad e-kirjade, Exceli failide, PDF-dokumentide ja vabatekstina. Paljud kliendid kasutavad ka oma sisemisi tootekoode, mis erinevad nii meie enda koodidest kui ka hankijate artiklinumbritest.

Kuigi see on märk edukast rahvusvahelisest ärist, tähendab see meie müügimeeskonnale ka palju käsitööd. Iga tellimus tuleb enne Directosse jõudmist üle vaadata, tõlgendada ja õigete toodetega siduda. Kui tellimusi tuleb palju, muutub see kiiresti ajamahukaks rutiiniks.

Selle lahendamiseks võtsime kasutusele Ampwise AI.

Kui ühel tootel on mitu koodi

Tegeleme iga päev nii müügitellimuste kui ka hinnapäringutega ning suur osa tööst on toodete tuvastamine ja õigete vastete leidmine. Paljud kliendid kasutavad oma sisemisi tootekoode, mis ei kattu meie omadega.

Eraldi väljakutse on private label tooted. See tähendab, et osa tooteid tuleb sisestada kliendi enda tähise all ning sama toode kannab korraga mitut nime ja koodi – meie artiklinumbrit ning kliendi private label koodi.

Ampwise seob need erinevad koodisüsteemid automaatselt omavahel. Süsteem õpib, et kliendi kood vastab kindlale Arrase tootekoodile, ning kasutab seda seost edaspidi automaatselt. Enam ei pea keegi õiget vastet iga kord käsitsi otsima.

Kuidas Ampwise tellimusi töötleb?

Ampwise on AI-põhine e-posti agent, mis töötab otse Outlookis – keskkonnas, kus meie müügimeeskond igapäevaselt tegutseb. Lahendus on integreeritud tavapärasesse e-posti vaatesse, seega saab töö jätkuda harjumuspärases postkastis.

Kui tellimus saabub aadressile sales@arras.eu, töötleb AI nii e-kirja sisu kui ka manuseid ning esitab tulemuse enne kinnitamist kasutajale ülevaatamiseks. Protsess näeb välja järgmine.

1. Ampwise loeb e-kirja ja selle manuseid

Süsteem loeb nii e-kirja teksti kui ka manuseid, sealhulgas Exceli faile, PDF-e, skaneeritud dokumente ja vabateksti. Pole oluline, kas tellimus on esitatud korrektses tabelis või kirjutatud lihtsalt e-kirja sisse.

2. Tuvastatakse klient ja kontaktisik

Ampwise tunneb kliendi ära e-posti domeeni järgi ning seob kirja automaatselt õige kliendikaardiga Directos. Samuti tuvastatakse konkreetne kontaktisik.

3. Süsteem saab aru, kas tegemist on tellimuse või hinnapäringuga

Kui klient saadab e-kirja koos Exceli manusega, tuvastab Ampwise automaatselt, kas tegemist on müügitellimuse või hinnapäringuga, ning jätkab vastavalt.

4. Tooted tuvastatakse ja seotakse õigete kirjetega

Siin teeb Ampwise kõige keerulisema töö. Süsteem ei otsi ainult täpseid koodivasteid, vaid mõistab ka tootekirjeldusi ja nende tähendust.

Ampwise kasutab semantilist ehk vektorotsingut. Lihtsamalt öeldes tähendab see, et süsteem leiab tooted nende tähenduse, mitte ainult täpse kirjapildi järgi. Kui klient kirjutab toote nime veidi teisiti, kasutab lühendeid või lisab ainult kirjelduse ilma tootekoodita, leiab Ampwise ikkagi õige toote. Samal ajal seob süsteem omavahel kliendi tootekoodi, meie sisemise tootekoodi, hankija artiklinumbri ja private label koodi.

5. Kontrollitakse kogused, tellimuse number ja hinnad

Ampwise loeb välja kogused, kliendi tellimuse numbri ning kogu muu vajaliku info. Lisaks tuvastab süsteem hinnalahknevused. Kui tellimusel olev hind erineb Directos kokkulepitud hinnast, märgitakse vastav rida punasega enne, kui tellimus ERP-süsteemi jõuab. Nii avastame võimalikud vead õigel ajal, mitte tagantjärele.

6. Ühe klikiga Directosse

Meie müügiinimene vaatab ettevalmistatud tellimuse üle ja kinnitab selle ühe klikiga. Seejärel kantakse tellimus koos toodete, koguste, hindade ja algse e-kirjaga manusena automaatselt Directosse.

Ampwise loeb tellimuse PDF- või Exceli manusest, seob tootekoodid ja saadab tellimuse ühe klikiga Directosse.

Ülaltoodud näites saatis klient tellimuse Exceli failina, kasutades oma sisemisi tootekoode. Ampwise luges failist välja kõik kolm toodet koos koguste ja kirjeldustega, sidus kliendi tootekoodid õigete Directo kirjetega ning valmistas tellimuse kinnitamiseks ette. Meie müügiinimene kontrollib tulemuse üle ja kinnitab selle ühe klikiga.

Süsteem, mis muutub ajaga aina täpsemaks

Ampwise õpib igapäevase töö käigus. Iga kord, kui meie müügiinimene kinnitab või parandab tulemust, jätab süsteem selle meelde ning loob kliendipõhise reegli. Mida rohkem konkreetse kliendiga töötame, seda vähem on tulevikus vaja käsitsi parandusi teha.

Ampwise töötab ka mitmes keeles, mistõttu saab rahvusvahelisi tellimusi töödelda sama sujuvalt.

Sama loogika kehtib ka hinnapäringute puhul

Ampwise ei tegele ainult tellimustega. Sama loogika toimib ka hinnapäringute puhul, kus süsteem tuvastab soovitud tooted, seob need Directo kirjetega ning valmistab ette kogu info, mida hinnapakkumise koostamiseks vaja on. Nii saame pakkumised klientidele oluliselt kiiremini saata, sest toodete tuvastamine ja käsitsi sisestamine on juba tehtud.

Vähem käsitööd, rohkem aega klientidele

Tellimuste töötlemise automatiseerimine tähendab meie jaoks seda, et me ei pea enam iga tellimust käsitsi lahti mõtestama ja Directosse sisestama. Andmed kantakse süsteemi automaatselt ning inimene kontrollib need enne kinnitamist üle.

Tänu sellele kulub vähem aega rutiinsele andmesisestusele ning rohkem aega tegevustele, mis loovad päriselt väärtust – klientide teenindamisele, müügitööle ja pikaajaliste suhete hoidmisele.

AI kui praktiline tööriist

Tehisintellekti suurim väärtus ei seisne tehnoloogias endas, vaid selles, kuidas see aitab inimestel keskenduda olulisemale tööle. Meie jaoks tähendab see vähem korduvat käsitööd, kiiremat tellimuste töötlemist, suuremat täpsust ja rohkem aega klientidele väärtuse loomiseks.